2021年1月21日リリース
SUUMO出稿物件へのお問い合わせメールを自動的にプロポクラウド側に転送して顧客登録と担当者の割り当てができるようになります。
自動取り込みの対象
現時点では「リクルートJDS(住宅情報ダウンロードシステム、以下JDS)」からの反響お知らせメール（中古マンション物件のみ）が自動取り込みの対象となります。
ご利用の前のご確認
リクルートJDS側の設定をご確認ください
1.リクルートJDSの設定で反響お知らせメール返信先にPC用メールアドレスが設定されていること。
2.反響お知らせメールの設定で「希望する（反響情報あり）」が選択されていること。
ご利用に際しての準備
1.まずはプロポクラウドサポート窓口へお問い合わせ
SUUMO反響自動取り込みの開始についてとお伝えください。
プロポクラウドサポートが、SUUMO反響自動取り込み機能を有効にし、「プロポクラウド転送用メールアドレス」を発行し、お渡しいたします。
2.お使いのメールソフトで転送の設定
お使いのメールソフトでsystem@jds.suumo.jpから送られてくる[リクルートＪＤＳ]反響お知らせメールを「プロポクラウド転送用メールアドレス」へ転送する設定をおこなってください。
上記以外のメールソフトをご利用の場合は個別にサポートまでお問い合わせください。
Outlookインストール版(Windows)をご利用の場合
Outlookインストール版をご利用の場合は、転送先メールアドレスの連絡先への登録と、仕分けルールの追加が必要になります。
転送先メールアドレスの連絡先への登録
TOPページにて
1.連絡先をクリック
2.新しい連絡先をクリック
3.任意のわかりやすいルール名を入力
4.プロポクラウド転送先メールアドレスを入力
5.保存して閉じるをクリック
プロポクラウド転送先メールアドレスが連絡先に登録されたのを確認したら次のステップへ進みます。
仕分けルールの追加
TOPページにて
1.ファイルをクリック
2.仕分けルールと通知の管理をクリック
3.新しい仕分けルールをクリック
4.受信メッセージにルールを適用するをクリック
5.差出人のアドレスに特定の文字が含まれる場合をクリック
6.特定の文字をクリック
7.送信者となるJDSのメールアドレスを入力し追加をクリック
8.名前/パブリックグループへ転送するをクリック
9.名前/パブリックグループをクリック
10.アドレス帳のセレクトボックス > 連絡先をクリック
11.さきほど登録した転送先メールアドレスを選択し、OKをクリック
12.次へをクリック
13.例外条件は省略可能なので、もう一度次へをクリック
14.わかりやすいルール名を入力
15.完了をクリック
次に表示されるダイアログ内で
仕分けルールにチェックが入り、有効になっているかを確認できたら、OKをクリックして設定を完了します。
Outlook(Outlook.com)をご利用の場合
1.設定ボタンをクリック
2.Outlookの全ての設定を表示をクリック
3.設定ダイアログのメニューで「メール」> 「ルール」を選択
4.任意のわかりやすいルール名を入力
5.差出人となるJDSのメールアドレスを入力
6.プロポクラウド転送用メールアドレスを入力
7.転送後に受信トレイにメールを残すための設定
8.保存ボタンを押下
最後に保存ボタンをクリックした後にルールが追加されていて有効になっているかどうかをご確認ください。
Gmailをご利用の場合
Gmailをご利用の場合は、転送先メールアドレスの登録とフィルタでの利用設定が必要になります。
転送先メールアドレスの登録
1.設定ボタンをクリック
2.すべての設定を表示をクリック
3.メール転送とPOP/IMAPをクリック
4.転送先アドレスを追加をクリック
5.プロポクラウド転送先メールアドレスを入力
6.次へをクリック
7.OKをクリック
確認コードはプロポクラウドサポート側に送信されます。
確認コードまたは、認証の完了をご連絡いたしますのでこの状態で少々お待ち下さい。
フィルタでの利用設定
転送先メールアドレスの登録が終わりましたら、JDSからの送信メールのみを転送できるようにフィルタの設定を行ってください。
8.メール転送とPOP/IMAPのページまで行き、フィルタの作成をクリック
9.JDS側のメールアドレスを入力
10.OKをクリック
11.次のアドレスに転送するをチェック
12.プロポクラウド転送先メールアドレスを選択
13.フィルタ作成をクリック
転送設定が完了すると以下のような表示になります。
(フィルタで使用中)の表示がない場合はすべてのメールが転送されている可能性がありますのでご注意ください。
最後に画面の下にある保存ボタンを必ず押して操作を完了してください。
押されていない場合は保存されないのでご注意ください。
3.プロポクラウドへの自動取り込みの動作確認
SUUMOに出稿されている物件の「資料請求」ボタンを押して物件への反響通知メールがプロポクラウドへ転送されるかどうかご確認ください。「見学予約」ボタンからのお問い合わせは転送の対象外となります。
正常に転送された場合は、管理者の方に通知メールが送信されます。
もし正常に動作しない場合はプロポクラウドサポートまでお問い合わせください。
1.一次担当となるエージェントを選択し、SUUMO反響通知を有効にしてください。
利用例
担当者を限定する場合、
担当にあたるエージェントのみ、SUUMO反響通知を有効にしてください。
全てのエージェントが先着順で担当する場合、
エージェント全員のSUUMO反響通知を有効にしてください。
■SUUMO反響通知メール
上記で有効になっているエージェントにSUUMO反響通知メールが届きます。
2.反響通知メールから管理画面の担当者の割り当てページをクリックし、担当者割り当てページに遷移します。
■担当者割り当てページ
担当者の割り当てページから、担当者を割り当ててOKボタンを押すと顧客登録が完了します。担当者を自分に割り当てた場合は顧客詳細ページに遷移します。
3.反響の内容を確認します。
4.担当者を割り当てます。自分に割り当てる事もできます。任意で担当者へのメッセージも入力できます。
5.確定ボタンをクリック
■担当者を自分に割り当てた場合
担当者を自分に割り当てた場合、顧客の詳細画面に遷移します。SUUMOの反響内容を確認し、顧客に対しての返信や、希望条件の設定と自動追客、または手動での物件提案などの対応を行ってください。
■自分以外の担当者に割り当てた場合
担当エージェントに、割り当て通知メールが送信されます。
担当エージェントは、通知メール内の顧客詳細ページへのリンクをクリックしてご対応ください。また、同じメールアドレスの顧客からSUUMO反響が来た場合は、すでに割り振られている担当者の方に通知メールが送信されます。
■通知一覧からの確認方法
メールだけでなく、通知一覧からも自動反響取り込みの確認が可能です。メッセージタブのPropoCloudのカテゴリから絞り込みができます。担当者割り当てを行っていない場合、担当者の部分が未定と表示されます。抜け漏れがないように定期的にチェックいただくことをおすすめいたします。
■担当者の変更について
割り当て済みの場合、担当者割り当てページからの担当者変更はできません。顧客の詳細ページから担当者の変更を行ってください。
